Penali di cancellazione
Le penali dei voli sono stabilite dalle regole tariffarie dei singoli vettori. Per i restanti servizi, se non diversamente specificato, le penali di cancellazione sono:
- L’importo della quota di iscrizione, dell’assicurazione medica e annullamento sono sempre dovuti in toto. A questi si aggiungono le seguenti percentuali di penale:
- 15% dalla prenotazione dalla prenotazione sino a 90 giorni prima della partenza
- 30% da 89 giorni a 45 giorni prima della partenza
- 50% da 44 giorni sino a 30 giorni prima della partenza
- 80% da 29 giorni sino a 15 giorni prima della partenza
- 100% della quota da 14 giorni alla data partenza
Si fa presente che alcune strutture in determinati periodi dell’anno (fiere, altissima stagione quale Natale, Capodanno, Ferragosto etc.. ) potrebbero applicare delle penali di cancellazione/variazione superiori a quanto sopra indicato. La comunicazione di annullamento deve avvenire in forma scritta.
Nota bene:
- L'annullamento del viaggio da parte di un partecipante con sistemazione in camera doppia può comportare il pagamento del supplemento che non rientra nell'eventuale rimborso dell'assicurazione annullamento.
- Pianeta Gaia si riserva il diritto di richiedere un supplemento del prezzo qualora la cancellazione comporti il mancato raggiungimenti del numero minimo di partecipanti previsto nella quota.

Norme sul trasporto aereo e sicurezza degli aeroporti
Al fine di proteggere i passeggeri dalla nuova minaccia terroristica nel bagaglio a mano i liquidi sono consentiti solo in piccola quantità. Essi dovranno infatti essere contenuti in recipienti aventi ciascuno la capacità massima di 100 millilitri (1/10 di litro) ed i recipienti in questione dovranno poi essere inseriti in un sacchetto di plastica trasparente e richiudibile, di capacità non superiore ad 1 litro (o con dimensioni pari ad esempio a circa cm 18 x 20).
Per ogni passeggero sarà permesso il trasporto di uno ed un solo sacchetto di plastica delle dimensioni suddette. Possono essere trasportati al di fuori del sacchetto, e non sono soggetti a limitazione di volume, le medicine ed i liquidi prescritti a fini dietetici, come gli alimenti per bambini. Si intendono liquidi: acqua ed altre bevande, minestre, sciroppi; creme, lozioni ed olii di qualsiasi genere; profumi e spray, gel, inclusi quelli per i capelli e per la doccia, contenuto di recipienti sotto pressione, incluse schiume da barba, altre schiume e deodoranti, dentifricio, mascara e ogni altro prodotto di analoga consistenza
N.B.: I powerbank e le batterie in generale devono essere sempre trasportati col bagaglio da cabina. 

Check-in:
Le regole IATA richiedono di presentarsi in aeroporto con i seguenti anticipi
− Voli intercontinentali: almeno 3 ore prima dell’orario previsto per il decollo
− Voli internazionali: almeno 2 ore prima dell’orario previsto per il decollo
− Voli nazionali: almeno 1 ora e mezza prima dell’orario previsto per il decollo

Bagagli: peso e quantità di valige ammessi sui voli
Non esiste una regola unica: le disposizioni sono soggette a frequenti variazioni che dipendono dalla compagnia aerea e da normative internazionali IATA. In linea generale è consentito portare 23 Kg di bagaglio sui voli intercontinentali in classe economi (30 Kg per la business) , ma bisogna sempre verificare i bagagli consentiti sul sito della compagnia aerea o in agenzia da noi.
Il bagaglio a mano deve essere uno solo, non superare in genere gli 8 Kg (ma alcune compagnie sono più restrittive e impongono 5 Kg). Molto importanti sono le dimensioni, perché il bagaglio deve poter entrare nelle cappelliere: in genere la somma delle tre dimensioni (base, altezza, profondità) non deve superare i 115 cm.

Ritardi e overbooking
Può succedere che il volo prenotato subisca del ritardo o addirittura venga cancellato, oppure sia soggetto al cosiddetto “Overbooking”, ossia una prenotazione oltre il numero dei posti disponibili. La gestione di tali eventi, improvvisi ed imprevedibili, è di esclusiva competenza della compagnia aerea, alla cui responsabilità legale il passeggero è affidato durante tutto il periodo di trasporto a destinazione.
Quando tali eventi si verificano, ci attiviamo per fornire tutta l’assistenza possibile e modificare di conseguenza i servizi a terra di nostra competenza, in modo da salvaguardare il più possibile il programma di viaggio originale. E’ importante che ci informiate sempre di eventuali disguidi in modo che possiamo avvisare i corrispondenti locali.
E’ bene sapere che in caso di ritardato arrivo a destinazione, in genere nulla potrà essere fatto per posticipare il volo di rientro a causa delle precise regole relative ai biglietti aerei di classe turistica che non permettono il cambio né di data, né di itinerario.
I servizi di cui non si è usufruito a destinazione, essendo stati interamente prepagati, non verranno in ogni caso rimborsati da hotel e corrispondenti locali.

Perdita o danneggiamento dei bagagli
Può succedere che i bagagli al seguito arrivino in ritardo o vengano smarriti o danneggiati. Nel caso non riceveste i bagagli all’arrivo del volo oppure fossero danneggiati è INDISPENSABILE fare denuncia di smarrimento o danneggiamento presso i banchi Lost & Found, prima di uscire dalla zona del ritiro bagagli, in caso contrario si perde il diritto ad un rimborso. Purtroppo, nulla può essere fatto dall’Italia o dall’agenzia. I bagagli vengono gestiti dalle compagnie aeree e dalle società aeroportuali di “handling” che gestiscono i servizi a terra per conto delle varie compagnie. Ogni bagaglio è tracciato elettronicamente e l’iter per il recupero, non può essere modificato o accelerato da nessuno.

Check-In viaggi individuali
Per i viaggi individuali è sempre consigliato effettuare il check-in online 24 ore prima della partenza Questo permette di verificare che non sia variato l'orario di partenza, scegliere i posti a sedere sul volo e ridurre la possibilità di essere vittima di un overbooking avendo già la carta d'imbarco 

Check-In viaggi di gruppo Pianeta Gaia
Per i viaggi di gruppo il check-in verrà seguito direttamente da Pianeta Gaia. Molte compagnie aeree in caso di prenotazioni di gruppo, assegnano un area dedicata al gruppo, ma  NON permettono la scelta del posto o l'effettuazione del check-in che dovrà essere fatto in aeroporto. Nelle prenotazioni di gruppo è importante che i singoli viaggiatori non provino ad effettuare il check-in inserendo e cambiando posti a sedere, email e telefoni, perchè questo potrebbe impedire all'genzia la corretta gestione della prenotazione. 

Assegnazione posti sui voli
Nella maggior parte delle prenotazioni individuali, le compagnie aeree, a pagamento, permettono di scegliere il proprio posto a sedere. Il pagamento è richiesto non solo per i voli in Economy, ma spesso anche per i posti in Premium Economy o Business. Chi desidera scegliere in anticipo il proprio posto può richiedere il numero della prenotazione per procedere alla prenotazione in autonomia. 
Nel caso di viaggi di gruppo, vi rimandiamo al punto precedente.

Documenti di viaggio
Il contraente si impegna per sé e per i partecipanti al viaggio a informare l'agenzia della propria cittadinanza e dichiara che i nomi e cognomi dei partecipanti indicati in contratto corrispondono esattamente a quanto presente sui documenti di identità, compresi doppi nomi o doppi cognomi. Eventuali inesattezze potrebbero comportare spese per la ri-emissione dei documenti di viaggio o anche l’impossibilità a partire e di questo non potrà esserne ritenuta responsabile l’agenzia. Ricordiamo che la carta d’identità con timbro di rinnovo sul retro NON è considerata valida per l’espatrio. Tutte le informazioni aggiornate sui documenti e le norme per l’espatrio sono presenti sul sito della Farnesina VIAGGIARESICURI.IT.

Carte di credito
Autonoleggi: Per tutti gli autonoleggi in Italia e all’estero, al momento del ritiro del mezzo è richiesto che l’intestatario del contratto fornisca a garanzia una carta di credito classica con i numeri in rilievo (non sono accettate carte Electron, PostePay, ricaricabili o di debito). Si ricorda nei Paesi Extraeuropei è spesso richiesta la Patente Internazionale; si prega di consultare il sito viaggiaresicuri.it per le informazioni relative.

Informazioni di carattere generale sui paesi esteri (sicurezza, vaccinazioni, documenti)
Le informazioni ufficiali di carattere generale sui Paesi esteri ivi comprese quelle relative alla situazione di sicurezza, sanitarie, eventuali certificati di vaccinazione necessari e ai documenti richiesti per l’accesso ai cittadini italiani – sono fornite dal Ministero Affari Esteri tramite il sito www.viaggiaresicuri.it ovvero la Centrale Operativa Telefonica al numero 06 491115 e sono pertanto pubblicamente consultabili. Al contraente sono state fornite informazioni di carattere generale in materia passaporti, visti e formalità sanitarie; ma il viaggiatore è sempre tenuto a consultare le informazioni presenti sul sito  poiché si tratta di dati suscettibili di modifiche e aggiornamenti, prima di procedere all’acquisto del pacchetto. La mancanza di documentazione che impedisca l'ingresso nel paese non è imputabile all'agenzia.